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Formation Outlook


Durée : 1 jour

1. Découverte de l’environnement du logiciel
> Outlook est certes un logiciel de messagerie mais il est bien plus que cela. Ensemble, nous découvrirons tout ce que ce logiciel est capable de faire, en passant par la messagerie, la gestion des contacts, l’agenda, le gestionnaire des tâches et les notes. Sachez paramétrer correctement cet outil pour qu’il devienne votre meilleur allié professionnel.

2. Le courrier :
> La messagerie en elle-même est intégrée au module courrier. Nous pouvons y envoyer et recevoir des mails, mais pas seulement. Nous pouvons gérer l’ensemble de cette messagerie en la triant de la manière que vous souhaitez : par la date, par le nom du correspondant, en regroupant ou non... Il y a également la possibilité de choisir Word comme outil de rédaction, de choisir des options précises, de créer des règles, des signatures, des modèles pour faire plus professionnel et automatiser certaines tâches. A vos courriels, vous pouvez bien entendu y ajouter des pièces jointes. Nous verrons comment les compresser et les placer sans erreur.

3. L’agenda
> Vous avez certainement un agenda papier. Outlook possède le sien qui deviendra indispensable pour vous, grâce à l’ensemble de ses avantages. Vous pourrez ainsi jouer avec les événements, les rendez-vous et les demandes de réunion (nous verrons quelles sont les différences entre tous ces éléments), tout en se demandant si ces éléments sont ponctuels ou périodiques. Nous manipulerons ensuite l’affichage pour que ces derniers fassent des rappels automatiques ou pour que votre calendrier soit basé sur 5, 6 ou 7 jours travaillés avec les heures de votre de choix.

4. La gestion des contacts.
> Un professionnel se doit d’avoir des contacts, encore faut-il que ces derniers soient bien gérés. La gestion peut se faire par liste ou en individuel et une fois encore vous pourrez les trier selon les critères que vous aurez choisis.

5. Les autres outils
> Outlook permet de mélanger les fonctionnalités vues ci-dessus. Ainsi, il vous est possible d’envoyer un e-mail à l’un de vos contacts (un collègue ou un subordonné) pour remplir une tâche que vous aviez noté pour vous. La délégation se fait donc en une seule manipulation en gardant une trace et en programmant un rappel pour vérifier le travail terminé. De même, Outlook possède un gestionnaire de tâches et de notes qui ont le même rôle qu’un post-it.

6. Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens
> Les pièces jointes sont les documents ou dossiers que vous envoyez avec votre message. Or certaines règles sont à respecter pour réaliser un envoi qui ne posera aucun problème. Pour cela, il faut choisir le format adéquat ou encore compresser les dossiers.
 

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