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Excel : Les bases de données


1 jour
Objectifs : Qui ne possède pas une base de données ou liste ? Tout le monde. Mais qui sait l’exploiter correctement ?

A travers cet atelier, vous découvrirez toutes les possibilités qu’offre Excel en termes de base de données avec les tris, les filtres automatiques et élaborés, les sous –totaux, les tableaux croisés dynamiques, le formulaire de saisie et quelques formules de recherche avec la possible exploitation lors d’un publipostage avec Word.

La gestion des bases de données est caractérisée par trois grandes parties, qui possèdent chacune d’entre elle un panel d’outils efficaces à condition de savoir les utiliser correctement.
Remplir la liste
trier et rechercher les informations
faire une synthèse.

 

PARTICIPANTS / PRÉ-REQUIS : Toute personne utilisant régulièrement son tableur et souhaitant mettre en place ou exploiter une base de données. Maîtriser les fonctions de base d'Excel. PROGRAMME
 

1. Créer, remplir et mettre en forme la liste à l’aide des fonctions de validation.
> Il existe plusieurs façons de remplir une base de données. Nous vous les montrerons ainsi vous pourrez choisir La méthode qui vous convient le mieux, avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise pour que être le plus efficace possible. Vous découvrirez, entre autre, le formulaire (ou la grille de saisie selon les versions), les menus déroulants, les contraintes que vous pouvez ajouter pour la présentation des données grâce à l’option de validation des données.

2. Trier et rechercher les informations utiles.
Remplir une liste, cela peut être utile. La classer selon des critères définis, c’est peut être encore plus pratique à exploiter. On retrouvera ainsi les informations plus facilement car trier selon les critères que vous aurez choisi. Vous pouvez aussi extraire les informations en masquant celles qui vous sont inutiles le temps de travailler avec celles qui vous sont nécessaires. Les outils sont nombreux : les filtres automatiques, les filtres élaborés, plus les fonctions de recherches (horizontale, verticale, index et base de données)

3. synthèse avec les sous-totaux et les tableaux croisés-dynamiques
Les sous-totaux sont injustement méconnus. Ils apportent beaucoup pour l’analyse de la base en calculant des informations selon des critères déterminés. Les calculs peuvent être la somme, la moyenne, le maximum, le nombre d’entrée, etc… Les tableaux croisés dynamiques sont l’ultime outil de synthèse qui effraie bon nombre d’utilisateurs d’Excel. Car d’un abord peu évident pour un utilisateur débutant. Or c’est un instrument qui est précieux et simple d’emploi si on respecte quelques consignes. Nous aborderons ces fameux tableaux, à travers plusieurs exercices dans un ordre de difficulté croissante afin qu’ils n’aient plus aucun secret pour vous.
 

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